Préambule

Association régionale à but non lucratif et reconnue d’utilité publique, l'Aroéven Toulouse (Association Régionale des Œuvres Éducatives et de Vacances de l’Éducation Nationale) organise  des séjours de vacances au départ de Toulouse (et parfois Bordeaux, Clermont-Ferrand & Poitiers), ouverts à tous.
Pour l’exercice de ses missions, la Fédération des Aroéven est :

  • Une association régionale de jeunesse et d’éducation populaire,

  • Une association éducative complémentaire de l’enseignement public,

  • Un mouvement d’action et de recherche pédagogiques.

Le siège social de l' Aroéven Toulouse est situé au 6, rue de Plaisance, 31200 Toulouse.

Sauf mention contraire indiquée sur les sites ou les brochures, l'Aroéven est immatriculée, par l’intermédiaire de la Fédération des Aroéven, au registre des opérateurs de voyages et de séjours sous le n° IM075120017. Une garantie financière est souscrite auprès du FMS-UNAT, 8 rue César Franck, 75015 Paris, France. L'Aroéven Toulouse dispose également d’une assurance responsabilité civile.

  1. Réglementations applicables et obligations générales des Aroéven

1.1 - Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») sont régies par le Code du tourisme, et notamment les articles L. 211-1 et suivants et les articles R 211-3 à R 211-11.
1.2 - Conformément au Code de l’Action Sociale et des Familles (CASF), tous les séjours proposés par les Aroéven font l’objet d’une déclaration préalable auprès de la Direction départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale du département de leur siège social.

Les séjours sont soumis à la réglementation en vigueur pour les Accueils Collectifs de Mineurs.

 

  1. Inscription et obligations de l’adhérent

2.1- Les présentes CGV font parties intégrantes du contrat de vente.

2.2 - L’adhérent reconnaît avoir la capacité de contracter aux conditions décrites dans les présentes CGV, c'est-à-dire avoir la majorité légale et ne pas être sous tutelle ou curatelle.

2.3 - L’inscription à l’un des séjours présentés dans nos brochures ou nos sites Internet implique l’acceptation des CGV. L’adhérent reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions de Vente dans leur intégralité, des conditions spécifiques propres à certaines prestations, ainsi que de tous les termes de la proposition avant d'avoir passé sa commande.

2.4 - L’inscription à un séjour proposé par l’Aroéven implique l’adhésion à l’association (au tarif de 0 €), et à son projet éducatif. Celui-ci est consultable sur l’ensemble des sites internet des Aroéven. Il peut également vous être envoyé par mail sur simple demande.

2.5 - Les projets pédagogiques sont rédigés par les équipes d’animation (directeurs et animateurs des séjours). Ils peuvent être fournis quelques jours avant le départ sur simple demande par mail.

 

  1. Informations et modalités d’inscription

3.1 - Conformément à l’article L. 211-8 du Code du tourisme, les informations descriptives figurant sur les sites internet des Aroéven ou dans les brochures ont vocation à informer les adhérents ou les bénéficiaires, préalablement à la réservation d’un séjour, du contenu des prestations proposées, du prix et des modalités de paiement, des conditions d’annulation et de modification du voyage.

3.2 - Conformément à l’article R. 211-5 du Code du tourisme, les Aroéven se réservent le droit d’apporter des modifications aux informations figurant sur ses sites ou ses brochures, notamment au prix et au contenu des prestations de transport et de séjour, dans les conditions définies dans le présent document.

3.3 - Pour être effective, toute inscription devra être accompagnée d’un versement égal à 30 % du montant du séjour auquel s’ajoutent les options et les éventuelles assurances choisies lors de l’inscription.

3.4 - Toute inscription est validée par la réception d’un mail de confirmation ou d’une attestation d’inscription envoyée par voie postale.

 

  1. Prix et paiement

4.1 - Prix

4.1.1 - Tous les prix sont exprimés et affichés en euros. Le coût du séjour est forfaitaire. Aucun remboursement de prestations éventuellement non consommées n’est possible.

4.1.2 - Sauf stipulation contraire dans un descriptif de séjour, les prestations suivantes sont incluses dans le prix :

  • Le transport aller-retour sur le lieu du séjour, depuis l’une des villes de départ proposées ;

  • L’hébergement et les repas, selon les modalités prévues ;

  • L’encadrement dans le respect de la législation en vigueur ;

  • Les activités. En cas d'empêchement majeur d'une activité, une activité de substitution peut être proposée ;

  • L’assurance (hors assurance annulation): voir rubrique assurance ;

  • Les frais de dossier ;

  • Le matériel utilisé dans le cadre des activités à l’exception de certaines activités qui sont, le cas échéant, mentionnées (voir descriptif du séjour).

4.1.3- Les prix affichés sont des tarifs contractuels. Aucune contestation relative au prix des prestations ne pourra être prise en compte dès lors que l’adhérent a effectué la demande de réservation.

4.1.4 - Conformément à l’article L. 211-12 du Code du tourisme, aucune modification du prix ne pourra être appliquée au cours des 30 jours qui précèdent la date de départ prévue, pour les bénéficiaires déjà inscrits.

4.1.5 - L’interruption du séjour par l’adhérent ou le bénéficiaire quel qu’en soit le motif ne pourra donner lieu à aucun remboursement ou avoir. Les frais de retour anticipé et d’accompagnement éventuel sont toujours à la charge de l’adhérent, sauf en cas d’une prise en charge dans le cadre de l’assistance rapatriement.

4.1.6 - L’effectif des participants est donné à titre indicatif et ne constitue pas un engagement contractuel.

4.1.7 - Toute modification de dates ou d’horaires (de départ ou de retour) indépendante de notre volonté (interdiction de rouler, jour ou horaire modifié par la société de transport…) ne remet pas en cause les engagements pris à la signature du bulletin d’inscription.

4.2 - Paiement

4.2.1 - Le solde du montant total du séjour devra être réglé au plus tard 30 jours avant la date de départ.

4.2.2 - Pour les réservations intervenant à moins de 30 jours avant le départ, le montant total du séjour sera exigé à l’inscription.

4.2.3 - L’adhérent n’ayant pas versé le solde à la date convenue est considéré comme ayant annulé son voyage sans qu’il puisse se prévaloir de cette annulation et encourt, de ce fait, les frais d’annulation dont il a été informé au moment de l’inscription.

4.2.4 - Le versement du solde conditionne l’envoi des informations pratiques pour le séjour (horaire de départ, lieu de rendez-vous, etc.)

4.2.5 - L’adhérent peut effectuer son règlement :

  • par carte bancaire,

  • par chèque bancaire,

  • par virement bancaire,

  • par mandat cash,

  • en espèces au siège de l’Aroéven,

  • par chèques-vacances ANCV.

4.2.6 - Un séjour est considéré comme soldé lorsque le solde financier correspondant est constaté encaissé par notre comptabilité. Il peut s’écouler plusieurs jours entre l’envoi de votre solde et son encaissement effectif, notamment lorsque le règlement est effectué par un autre moyen que la CB.

4.2.7- Les chèques sont à libeller à l’ordre de l’Aroéven et doivent impérativement être expédiés à l’adresse située sur le document de confirmation d’inscription ou sur l’état financier.

 

  1. Conditions d’annulation – responsabilités

5.1 - Annulation avant le départ

5.1.1 - Toute annulation devra nous parvenir par lettre recommandée avec AR, la date de réception faisant foi pour le calcul des frais d’annulation.

5.1.2 - L’annulation d’une inscription du fait de l’adhérent ou du bénéficiaire entraînera la perception de frais d’annulation par dossier d’inscription selon le barème suivant :

  • plus de 30 jours avant le départ : 50,00 € par participant (frais d’annulation du dossier)

  • entre 30 et 21 jours avant le départ : 30 % du prix total,

  • entre 20 et 15 jours avant le départ : 60 % du prix total,

  • entre 14 et 8 jours avant le départ : 80 % du prix total,

  • moins de 8 jours avant le départ ou absence au départ : 100 % du prix total.

5.1.3 - Aucun remboursement ne sera consenti en cas de séjour écourté ou abandonné du fait du bénéficiaire.

5.1.4 - Cas particulier pour les séjours avec voyage aller/retour par avion ou par bateau, dont les conditions d’annulation sont les suivantes :

  • plus de 60 jours avant le départ : 50,00 € par participant (frais d’annulation du dossier),

  • entre 60 et 31 jours avant le départ : 30 % du prix total,

  • entre 30 et 21 jours avant le départ : 60 % du prix total,

  • moins de 21 jours avant le départ ou non-présentation : 100 % du prix total.

5.1.5 - L’insuffisance du nombre de participants peut être un motif valable d’annulation pour l’Aroéven.

En cas d’annulation par l’Aroéven, l’adhérent et/ou le bénéficiaire sera informé au plus tard 30 jours avant la date prévue d’exécution du contrat. Une solution de remplacement sera présentée. Si elle ne convient pas, l’intégralité des sommes versées sera restituée sans indemnité.

5.2 - Responsabilités

5.2.1 - La responsabilité de l’Aroéven est notamment dégagée en cas de force majeure (grèves, intempéries, guerres, séismes, épidémies, catastrophes naturelles, etc.), troubles politiques intervenant dans les pays d’accueil, retards d’avions, changements d’horaires imposés par les transporteurs ferroviaires, maritimes, aériens ou routiers.

5.2.2 - La responsabilité de l’Aroéven ne saurait être engagée lorsque l’inexécution ou la mauvaise exécution du contrat est imputable à l’adhérent ou au bénéficiaire. A titre d’exemple, il est de la responsabilité du ou des responsables légaux de vérifier que l’enfant ou l’adolescent dispose des documents nécessaires au voyage et de respecter les horaires indiqués sur la convocation. 

5.2.3 - La responsabilité de l’adhérent sera engagée en cas de dissimulation au regard de l’Aroéven de tout évènement et/ou situation susceptibles d’affecter le déroulement du voyage ou du séjour. Confrontée à une telle situation, l’Aroéven pourra, dès la connaissance des faits, refuser le départ ou procéder au rapatriement en cours de déroulement de séjour aux frais du participant.

5.2.4 - En fonction des conditions d’approvisionnement local, les Aroéven peuvent proposer aux participants des régimes alimentaires adaptés.

5.2.4 - L’Aroéven se réserve le droit de modifier les dates du séjour dans la limite de + ou – 48h en conservant la durée totale, en raison des impératifs de transport.

5.2.5 - Dans le cas où le séjour est modifié par l’Aroéven sur les éléments essentiels, ou s’il est annulé en raison de circonstances qui ne lui sont pas imputables ou pour des motifs justifiés par l’intérêt ou la sécurité des enfants, la famille ou le représentant légal peut mettre fin à sa réservation en obtenant la restitution de la totalité des sommes versées. Toutefois, si la famille ou le représentant légal décide de confirmer le séjour modifié, elle renonce de fait à toute réclamation contre L’Aroéven portant sur les modifications apportées.

 

    6. Conditions d’annulation – responsabilités

6.1 - Conformément à l'article L. 211-11 du Code du tourisme, l’adhérent pourra céder son contrat (hors les contrats d'assurance) à un tiers, à condition d'en informer l’Aroéven par écrit au plus tard 7 jours avant le début du séjour, en indiquant précisément les noms et adresse du (des) cessionnaire(s) et du (des) participant(s) au séjour et en justifiant que ceux-ci remplissent les mêmes conditions pour effectuer le séjour (en particulier pour les enfants qui doivent se situer dans les mêmes tranches d'âge).

6.2 - Toute demande de cession à 7 jours ou plus du départ par l’adhérent au bénéfice d’un tiers entraînera la perception de frais pouvant s’élever à hauteur du montant du rachat du billet aller-retour - Voyage incluant le transport entre la ville de départ et le lieu de destination.

6.3 - Dans tous les cas, si les frais de cession étaient supérieurs aux montants susmentionnés, il sera dû par l’adhérent le montant exact des frais supportés par l’Aroéven sur présentation des justificatifs correspondants.

6.4 - Le cédant et le cessionnaire seront solidairement responsables du paiement d'un éventuel solde du prix ainsi que des frais supplémentaires occasionnés par cette cession. Les assurances complémentaires ne sont en aucun cas remboursables ou transférables.

 

  1. Assurances

7.1 - L’Aroéven souscrit auprès d’un assureur une garantie assistance/rapatriement pour chaque participant. Le descriptif complet des garanties peut être communiqué sur simple demande par mail.

7.2 - Dans les cas de vandalisme, de dégradation volontaire ou de vol, la responsabilité civile des responsables légaux peut être engagée.

7.3 - L’assurance annulation n’est pas comprise dans les forfaits indiqués. Elle peut être contractée en supplément auprès de l’Aroéven, uniquement au moment de l’inscription (le montant est consultable sur les sites internet et les brochures).

7.4 - L’Aroéven n’est pas responsable des pertes, vols et/ou dégâts sur les objets personnels et/ou bagages des participants. Les objets de valeur sont sous la responsabilité des participants et ne sont pas couverts par nos assurances.

 

  1. Santé

8.1 - L’Aroéven se réserve le droit de refuser, dans l’intérêt du participant, son inscription si son état de santé s’avère incompatible au bon déroulement de son séjour, ou de nature à lui faire prendre des risques susceptibles de mettre en danger sa santé. Dans l’éventualité d’une absence d’information, le participant s’expose, à ses frais, à son retour anticipé.

8.2 - L’Aroéven avancera les éventuels frais médicaux pendant le séjour. Chaque famille sera prévenue de toute consultation médicale et des éventuels frais engagés. Les familles s’engagent à rembourser ces frais à réception de la facture correspondante. A réception du règlement, l’Aroéven transmettra les originaux des justificatifs permettant à la famille de se faire rembourser.

8.3 - Les bénéficiaires de la CMU (couverture maladie universelle) doivent impérativement justifier de leurs droits au départ du séjour.

8.4 - Pour les pays membres de l’Espace économique européen, il convient de se munir de la carte européenne d’assurance maladie (CEAM) délivrée par la section de Sécurité sociale dont dépend le participant (cette carte permet la prise en charge sur place des soins médicaux). Pour plus d’informations, se renseigner auprès de l’Aroéven.

 

  1. Droit à l’image

9.1 - L’Aroéven se réserve le droit d’utiliser les photos prises lors d’un séjour (publications supports papiers, électronique, web, site internet, expositions, diaporamas, CD photos remis aux participants, etc.). En aucun cas les images ne seront utilisées dans un autre cadre que celui des Aroéven.

9.2 - Si la famille ou le représentant légal ne souhaite pas que l’enfant figure sur lesdites photos, il est nécessaire d’adresser à l’Aroéven un refus écrit au plus tard 8 jours avant le début du séjour ou de le préciser au moment de l’inscription.

 

  1. Formalités administratives

10.1 - L’Aroéven informe l’adhérent et le bénéficiaire des formalités nécessaires à l’accomplissement du séjour, au plus tard 15 jours avant le départ.

10.2 - L’Aroéven ne peut être tenue pour responsable au cas où le participant ne serait pas en mesure de satisfaire aux contrôles de santé, de police et de douane.

10.3 - Pour les non ressortissants européens, les renseignements devront être pris auprès du consulat de leur pays.

 
  1. Règles et cadre de vie

11.1 - La réussite d’un séjour implique le respect de la loi et plus largement l’acceptation de règles préalablement définies : respect des personnes, des horaires, des consignes de sécurité, du matériel et des équipements. Vol, vandalisme, discrimination, harcèlement, violence, alcool et drogue ne seront pas admis. 

11.2 - Un directeur peut décider d’exclure un participant dont le comportement nuit à la sécurité et au bien-être du groupe. Si une telle hypothèse est mise en œuvre, les frais de retour seront à la charge de la famille ou du souscripteur du séjour.

 

  1. Loi « informatique et Libertés » - données personnelles

12.1 - Toute commande de séjour fera l’objet d’un enregistrement informatique.

12.2 - Conformément à la Loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, l’adhérent dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition aux données personnelles traitées les concernant. Si l’adhérent souhaite exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, le responsable de la base de données de l’Aroéven les lui communiquera sur simple demande écrite à l’adresse mentionnée sur les différents documents reçus de l’Aroéven. Pour plus d’informations, consulter la politique de confidentialité des données personnelles indiquée sur nos sites Internet.

 

  1. Réclamations / remarques

Les Aroéven encouragent les participants et leurs familles à faire part de leurs remarques/réclamations pendant le séjour à l’équipe pédagogique et/ou au siège de l’association. Toute réclamation formulée après le séjour devra intervenir dans un délai maximum de 30 jours suivant la date du retour. L’Aroéven s’engage à y répondre dans les meilleurs délais.

 

  1. Dispositions générales

14.1 - Les CGV sont consultables en ligne et peuvent être modifiées à tout moment à la discrétion des Aroéven sans autre formalité que leur mise en ligne, seule la dernière version sera applicable.

14.2 - Si l’une quelconque des clauses des CGV était déclarée nulle, elle serait réputée non écrite mais n’entraînerait pas la nullité du séjour et/ou du voyage.

14.3 - Le fait de ne pas revendiquer l’application de l’une des dispositions des CGV ou d'acquiescer à son inexécution, de manière permanente ou temporaire, ne peut être interprété comme valant renonciation à ce droit.

 

  1. Droit applicable – résolution amiable des litiges – juridiction compétente

15.1 - Les CGV sont soumises aux dispositions de la loi française.

15.2 - En cas de litige découlant de la conclusion, de l’interprétation ou de l’exécution des présentes CGV, les parties s’engagent avant toute procédure à rechercher une solution amiable.

15.3 - À défaut d’une telle solution, le différend sera de la compétence exclusive des tribunaux dont l’Aroéven organisatrice dépend, même en cas de référé, qu’il y ait ou non pluralité de défendeurs ou appel de garantie.